IMPLEMENATASI SISTEM ERP
(enterprise resource planning)
BAB
I
I.
Latar belakang
ERP
berkembang dari MRP (Material Requirement Planning) yang hanya mengontrol proses produksi atau manufacturing saja
tetapi sekarang berkembang menjadi Enterprise
resource planning (ERP) yang mencakup semua proses didalam perusahaan
seperti menangani proses manufakturing,
logistik keuangan persediaan, pengapalan, invoicedan akutansi perusahaan. ERP
sering disebut sebagai Back Office siste yang mengindikasi bahwa pelanggan dan
publik secara umum tidak dilibatkan didalam sistem ini, berbeda dengan Front
Office sistem yang berlangsung dan berurusan dengan pelanggan seperti Custemer Relationship Management (CMR) dan
lain lain.
ERP
adalah sistem informasi terintegrasi yang dapat mengakomodasikan kebutuhan-
kebutuhan sistem informasi secara spesifik untuk departemen atau organisasi
yang berbeda pada suatu perusahaan. Penerapaan sistem ERP dalam perusahaan
tidak harus utuh tetapi dapat diterapkan dengan hanya menggunakan satu modul
saja sebagai pilot project jika sudah berhasil maka dapat menerapkan modul yang
lain dengan mengacu pada modul yang telah berhasil. Aturan bisnis dan kebutuhan
sistem ERP berbeda dan spesifik untuk setiap perusahaan, perusahaan yang
berskala besar dengan ekonomi yang besar akan dengan mudah memilih software
mana yang akan digunakan namun untuk perusahaan yang skala menengah atau
kecilhal itu tentu sangat sulit dilakukan dan harus disiasati karena harga software
ERP yang tentu sangat mahal.
Ada
beberapa software ERP yang dikenal secara umum seperti SAP, JDEdaward,
poeplesoft dan merk-merk software yang lain yang digunakan untuk ERP. Tetapi
tidak semua software dapat dikostumisasi dengan bisnis perusahaan sesuai alur
aktivitas yang berjalan didalamnya hal yang bisa dilakukan adalah merubah
aturan bisnisnya untuk menggunakan software ERP tertentu.
II.
Rumusan
masalah
Berdasarkan
latar belakang diatas rumusan masalahnya adalah :
i.
Bagaimana implementasi sistem ERP pada
perusahaan?
ii.
Bagaimana langkah-langkah implementasi
sistem ERP?
iii.
Apakah fase-fase
dalam implementasi sistem ERP?
iv.
Apa saja faktor keberhasilan dari
implemantasi ERP ?
v.
Apa kegagalan dalam implementasi sistem
ERP ?
III.
Batasan
masalah
Batasan
masalah yang dibahas dalam makalah ini agar lebih spesifik adalah :
i.
Fase-fase dalam implemetasi sistem ERP.
ii.
Karakteristik sistem ERP.
iii.
Langkah-langkah implementasi sistem ERP
pada suatu perusahaan.
iv.
Keberhasilan dan kegagalan implementasi
sistem ERP.
IV.
Tujuan
Masalah
Adapun
tujuan dari pembuatan makalah ini adalah :
i.
Mengerti definisi ERP.
ii.
Fase-fase implementasi ERP.
iii.
Langkah-langkah implementasi ERP.
iv.
Dapat memahami bagaimana implementasi
sistem ERP pada suatu perusahaan bagi mahasiswa.
V.
Manfaat
Manfaat
dari penulisan makalah ini adalah sebagai sumber bacaan dan referensi bagi
mahasiswa yang mengikuti matakuliah ERP dan dengan adanya makalah ini
diharpakan mahasiswa dapat memahai implementasi sistem ERP.
BAB
II
PEMBAHASAN
I.
PENGERTIAN
ERP
adalah sistem informasi perusahaan yang dirancang untuk mengkoordinasi semua sumber
daya, informasi dan aktifitas yang diperlukan untuk proses bisnis lengkap.
Sistem ERP didasarkan pada database dan rancangan perangkat lunak modular,
dengan adanya ERP maka fungsi marketing, produksi, logistik,
finance, sumber daya, dan yang lain dapat diintegrasikan dengan baik ke
pusat data dan dapat diakses ke semua bagian yang membutuhkan dan mengambil
informasi secara real-time dan mudah. Informasi tersebut harus bisa dipercaya, bisa
diakses dan mudah disebarluaskan sehingga dapat membantu proses bisnis yang efektif
dan efisien untuk memudahkan pengambilan keputusan oleh manajemen perusahaan.
Penggunaan ERP dilengkapi dengan software dan
hardware untuk mengkoordinasikan dan mengintegrasikan data informasi pada
setiap area proses bisnis dan sangat berguna untuk perusahaan yang memiliki
proses bisnis yang luas, dengan menggunakan pusat data dan laporan manajemen
yang terbagi.
Rancangan
perangkat lunak modular harus berarti bahwa sebuah bisnis dapat memilih
modul-modul yang diperlukan, dikombinasikan dan disesuaikan dari vendor yang
berbeda, dan dapat menambahkan modul baru untuk meningkatkan keefisian dan
keefektifan kerja bisnis.
II.
KOSEP
DASAR ERP
Sistem
ERP adalah sebuah terminologi yang secara nyata telah diberikan kepada software
aplikasi yang dapat mendukung transaksi atau operasi sehari-hari yang
berhubungan dengan pengelolaan sumber daya sebuah perusahaan. Seperti dana,
manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas. Sistem ERP dibagi
atas beberapa sub-sistem yaitu sistem Financial,
sistem Distribusi, sistem Manufaktur,
sistem Maintenance juga sistem Human Resource.
Industri
analis TI seperti Gartner Group dan AMR Research telah sejak awal tahun 90an
memantau dan menganalisa paket-paket aplikasi yang tergolong dalam sistem ERP.
Contohnya antara lain: SAP, Baan, Oracle, IFS, Peoplesoft, JD.Edwards dan
Microsoft Dynamics SL (Solomon). Pada prinsipnya, dengan sistem ERP sebuah
industri dapat dijalankan secara optimal dan dapat mengurangi biaya-biaya
operasional yang tidak efisien seperti biaya inventory (slow moving part,
dll.), biaya kerugian akibat 'machine fault' dll. Di negara-negara maju yang
sudah didukung oleh infrastruktur yang memadaipun, mereka sudah dapat
menerapkan konsep JIT (Just-In-Time). Di sini, segala sumberdaya untuk produksi
benar-benar disediakan hanya pada saat diperlukan. Termasuk juga penyedian suku
cadang untuk maintenance, jadwal
perbaikan untuk mencegah terjadinya kegagalan sistem, inventory, dsb.
III.
FASE-FASE
IMPLEMENTASI ERP
Fase
fase dalam implementasi sistem ERP adalah sebagai berikut:
a. Fase
Inisiasi
Fase Inisiasi adalah rencana strategis
dari beberapa kejadian yang muncul diperusahaan. Pada fase inisiasi meliputi
evaluasi proses bisnis, analisisa kebutuhan, evaluasi berbagai alternatif,
pencariaan vendor yang kompetitif.
b. Fase
Evaluasi
Fase Evaluasi yaitu meliputi evaluasi
proses bisnis, analisia kebutuhan, evaluasi berbagai alternatif, pencarian
vendor yang kompetitif dan evaluasi berbagai produk.
c. Fase
Selection
Fase Selection adalah fase yang menyita
waktu yang lama untuk mencari atau memilih berbagai potensi alternatif termasuk
peluang mengakhiri proyek jika dirasa belum siap menerima proyek atau alasan
yang lainnya.
d. Fase
Modifikasi
Fase Modifikasi adalah fase yang dapat
dijalankan dengan dua cara yaitu memodifikasi yang terjadi dalam rangkaian
proses analisa pengaturan dan pengujian sampai mendapatkan hasil yang
diinginkan. Cara kedua yaitu dengan cara pemilihan status target tertentu
kemudian menerapkan pengukuran atas pencapaian tertentu. Fase ini perlu
dilakukan untuk pelatihan dari para pengguna.
e. Fase
Penyelesaian
Fase Penyelesaian adalah fase yang dapat
dijadikan tolak ukur atau acuan pengalaman dari perusahaan selama proyek
implementasi berlangsung termasuk evaluasi keberhasian dan kegagalan serta
peluang implementasi selanjutnya.
IV.
Langkah-langkah
Implementasi ERP
Langkah-langkah
yang diperlukan dalam proyek implementasi ERP sebagai berikut:
1. Mengerti
kebutuhan perusahaan untuk Sistem
Sebelum memutuskan untuk membeli suatu sistem,
penting untuk perusahaan mengerti apa sebenarnya kesulitan/tantangan yang
dihadapi sehingga membutuhkan suatu sistem atau mengganti sistem lama. Hal utama
yang harus dipikirkan adalah:
Apa target perusahaan
dan pengguna dari penggantian sistem ini?
a. Tantangan Saat ini
Misalnya: kesulitan
mengetahui status stok akhir, saldo piutang sehingga membutuhkan sistem yang
dapat memberikan laporan secara uptodate. Membutuhkan sistem yang terintegrasi
sehingga mempercepat pelaporan.
b. Tantangan Masa Depan
Selain kesulitan yang
dihadapi saat ini, penting bagi perusahan memikirkan tantangan operasional berikutnya
dimasa depan yang sejalan dengan strategi perusahan dengan harapan dapat
terbantu dengan sistem yang baru. Tanpa memiliki alasan yang jelas, sering
perusahaan mrenghadapi kesulitan pada saat proses pemilihan software yang akan
dibeli/dibuat yang berakibat perangkat lunak yang dibeli/dibuat pada akhirnya
tidak memenuhi harapan awal.
2. Pemilihan
ERP sistem (Software Selection)
Sebelum memulai proyek, perlu diputuskan
sistem ERP apa yang akan dipergunakan? Beberapa pertimbangan dalam tahap ini
adalah:
(a) Apakah
akan membuat modifikasi atau membeli sistem ERP yang sudah tersedia dipasar?
Keuntungan dari membuat sistem ini sendiri adalah sangat sesuai dengan
keinginan perusahaan dan pengguna, namun kerugiannya kadang terlalu mengikuti
keinginan pengguna sehingga sistem tidak pernah selesai dalam proses pengerjaannya.
Sedangkan membeli sistem ERP yang sudah tersedia lebih menghemat waktu karena
tidak memerlukan waktu untuk membuat. Dengan adanya fungsi-fungsi yang sudah
tersedia, perusahaan dapat belajar dari apa yang dilakukan perusahaan lain.
Namun kekurangan dari membeli sistem ERP yang sudah tersedia adalah tidak semua
sistem dapat di modifikasi mengikuti keinginan pengguna.
(b) Apabila akan membeli sistem ERP yang sudah
tersedia, apakah akan membeli sistem yang disediakan oleh vendor lokal atau
vendor internasional? (kelebihan dan kekurangan dua pilihan dari pertanyaan
tersebut) Penentuan vendor local atau internasional lebih kepada bagaimana
aplikasi tersebut dapat memenuhi kebutuhan hal-hal yang berhubungan dengan
kondisi local misalnya peraturan pemerintah.
3. Pemilihan Vendor/Partner
Umumnya perusahaan
memerlukan bantuan pihak luar (konsultan) dalam melakukan implementasi sistem
ERP. Pertanyaan yang sering muncul adalah: Apakah mungkin melakukan
implementasi dengan menggunakan sumber daya internal atau menggunakan konsultan
dari pihak luar perusahaan?
Untuk memilih partner, pastikan konsultan ERP tersebut
menguasai produk ERP yang diwakilinya, biasanya ini dapat di lakukan dengan
cara wawancara dengan tim yang atau mencari informasi pengalaman dari tim dalam
mengerjakan proyek ERP dari produk yang diwakilinya.
4.
Implementasi Proyek
Setelah tahapan diatas,
selanjutnya adalah melakukan implementasi proyek untuk mengimplementasi sistem
yang kita putuskan untuk digunakan dengan bantuan vendor untuk mencapai target
yang kita ingini. Setelah 3 langkah pertama dilakukan dengan baik, bukan berarti
jaminan bahwa implementasi sistem pasti berhasil, karena proses implementasi
sistem ERP biasanya memakan waktu 3-6 bulan, tentunya ini tergantung kepada
jumlah pengguna yang akan menggunakan sistem tersebut, kompleksitas bisnis
proses yang ada.
Berikut langkah-langkah
yang dilakukan:
1. Persiapan
proyek antara lain meliputi penjadwalan, alokasi sumber daya dan persiapan
organisasi.
2. Diskusi
penentuan scope, penentuan proses
yang saat ini berjalan serta perbaikan proses yang akan dijalankan setelah
sistem digunakan.
3. Pengerjaan
atau realisasi, meliputi pengaturan sistem untuk sistem yang sudah siap atau
proses pembuatan untuk sistem modifikasi, pembuatan laporan.
4. Persiapan
sebelum sistem baru go live, meliputi
persiapan panduan pengguna, percobaan, pelatihan dan persiapan data-data untuk
sistem live.
5. Sistem
go live, dan prosedur pendukung
setelah sistem baru berjalan.
Tips
dalam melakukan proses implementasi agar dapat berjalan lancar:
1. Komitment
dari pihak management,
untuk mendukung proyek
ini, dengan demikian maka perusahaan akan mengalokasikan sumber daya terbaik
untuk mendukung proses implementasi.
2. Komitment
dari pengguna untuk menyediakan waktu dan tenaga,
karena didalam proses
implementasi sangat tergantung kepada pengguna, seperti apa diperlukan pada
sistem yang baru, pada saat training,
testing. Sering proses implementasi
dipersepsikan sebagai tugas team
Teknologi Informasi, sehingga departemen lain kurang dilibatkan, hal ini
berakibat sistem yang dibeli/disiapkan tidak sejalan dengan kondisi tiap
departemen terkait.
3. Persiapan
data,
persiapan data sering menjadi sesuatu yang hilang
dari perhatian, padahal dalam dunia ritel, data menjadi sesuatu yang harus
menjadi perhatian khusus, selain jumlah data yang besar misalnya industri
fashion bisa mencapai ratusan ribu item, maupun data seperti harga jual yang
sering berubah. Karenanya persiapan data yang akan digunakan dalam sistem baru
membutuhkan tim khusus agar pada saat perpindahan data mendapatkan
akurasi/kualitas data yang baik.
V.
Keberhasilan
dan Kegagalan Penerapan sistem ERP
1) Beberapa
hal yang sangat menentukan keberhasilan implemenatsi ERP, yaitu:
Ø Pemahaman yang jelas atas target strategis
Ø Komitmen dari seluruh jajaran manajemen
Ø Manajemen proyek implementasi yang baik
Ø Tim implementasi yang baik
Ø Dapat mengatasi isu-isu teknik
Ø Rekayasa ulang proses bisnis
Ø Komitmen organisasi untuk berubah
Ø Pendidikan dan pelatihan yang intensif
Ø Data yang akurat
Ø Sosialisasi dan komunikasi yang intensif
Ø Pengukuran kinerja yang jelas fokusnya
Ø Dapat mengatasi isu multi-site
2) Penyebab
kegagalan implementasi ERP, yaitu:
Ø kurangnya
dukungan dari pimpinan
Ø ketidak
tahuan atau kurang paham tentang proyek
yang sedang dijalankan
Ø tidak
ada yang menjadi person in charge (PIC)
Ø semua
proses dan prosedur implementasi diserahkan semua kepada tim IT
Ø vendor
yang melakukan implementasi kurang berkompetensi dalam melakukan implementasi
dan instalasi
VI.
Resiko
yang berkaitan dengan Implementasi ERP
Berikut resiko yang
perlu dipertimbangkan dalam implementasi ERP, yaitu:
A. implementasi
dengna pendekatan serentak (big bang approach)
lebih ambisius dan berrisiko daripada
pendekatan bertahap.perusahaan yan melakukan ini berusaha untuk berganti
operasi dari sistem lama ke sistem yang baru
B. implementasi
dengan pendekatan bertahap
pendekatan ini sesuai untuk perusahaan
yang terdiverivikasi dengan unit yang tidak memiliki data dan proses yang sama
C. implementasi
dengan small bang
jika
menggunakan small bang akan membutuhkan
banyak kustomisasi, serta kurang efisien dari segi waktu dan akan memperlambat
prosesnya
VII.
Studi kasus implementasi sistem ERP
PT Indofood
CBP Sukses Makmur Tbk. Merupakan produsen jenis makanan dan minuman yang
bermarkas di Jakarta, Indonesia. Didirikan tahun 1990 oleh sudono salim dengan
nama Panganjaya Intikusuma. Perusahaan ini telah bertransformasi menjadi sebuah
perusahaan Total Food Solutions.
a. Permasalahan
yang dihadapi :
Ø Indofood Tbk adalah perusahaan
dengan cakupan bisnis yang sangat luas
Ø Perusahaan ini memproduksi
berbagai jenis olahan pangan
Ø Aktivitas bisnis dilakukan dalam
skala besar
b. Penerapan
ERP di Indofood Tbk. :
Ø SAP R/3 sebagai solusi ERP
Ø SAP Advance Planner and Optimizer
(SAP APO) sebagai solusi Supply Chain Management (SCM)
c. Manfaat
implementasi ERP di PT Indofood Tbk. :
Ø Menyesuaikan minat konsumen
Ø Distribusi informasi
Ø Pengarsipan dokumen
d. Tantangan
yang dihadapi :
Ø Investasi ERP sangat mahal dan
pilihan ERP yangs alah bisa menjadi mimpi buruk
Ø ERP yang berhasil digunakan oleh
sebuah perusahaan tidak menjadi jaminan berhasil diperusahaan yang lain
Ø Perencanaan harus dilakukan untuk
menyeleksi ERP yang tepat
Ø Orang –orang tidak disiapkan untuk
menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru.
BAB
III
PENUTUP
Kesimpulan
ERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan, dan
sangat penting bagi perusahaan karena dapat mempermudah dalam pengambilan
keputusan dan sesuai dengan apa yang diinginkan dan lebih efektif, tujuan dari
implementasi ERP adalah untuk meningkatkan daya saing antar perusahaan selain
berdampak pada proses bisnis, implementasi juga berpengaruh terhadap perubahan
budaya perusahaan dan dapat dijadikan evaluasi-evaluasi agar dapat dijadikan
pembelajaran atau pengalaman untuk proyek kedepanya
Saran
Sebaiknya dalam
implemetasi sistem ERP memperhatikan hal hal apa saja yang berpengaruh terhadap
proyek seperti ukuran bisnis, ruang lingkup dari perubahan dan berperan serta
pelanggan, juga alternatif alternatif apa saja yang bisa digunakan karena
sistem ERP pada setiap unit unit perusahaan berbeda beda
EmoticonEmoticon