EVALUASI DAN PEMELIHARAAN ERP | ENTERPRISE RESOURCE PLANNING

EVALUASI DAN PEMELIHARAAN ERP

Evaluasi ERP..Evaluasi harus dipertimbangkan dengan teliti. Dengan melalui evaluasi dapat mengetahui cara yang tepat untuk mencapai tujuan yang diinginkan atau yang akan dilakukan serta dapat menentukan faktor-faktor keberhasilan. Evaluasi dapat juga mengetahui masalah-masalah yang terjadi yang berkaitan dengan tujuan yang diinginkan atau dilakukan. Evaluasi dalam ERP dapat dibagi menjdi 2 yaitu:

1.    Evaluasi Keuangan adalah fokus pada identifikasi penyimpangan antara anggaran yang sudah ditetapkan dengn biaya aktual yang dikeluarkan.
2.    Evaluasi Teknis adalah fokus pada criteria teknis seperti MIPS (Million Instruction Per Second) yang pada saat itu berhasil dilaksanakan.

Evaluasi Keuangan/Financial
    Pada evaluasi financial atas kinerja sistem ERP (Enterprise Resource Planning) adalah dengan cara menerapkan rangkaian kerja evaluasi berbasis Balance Scorecard (BSC). Tujuannya menggunakan BSC (Balance Scorecard) adalah agar dapat menjawab pertanyaan pada masing-masing perspektif. Macam-macam perspektif berikut ini:
1.    Perspektif keuangan :

Pada perspektif keuangan menyangkut tentang seberapa besar biaya implementasi, secara keuangan sistem ERP masuk ke dalam investasi kapital yang melibatkan pengeluaran dan pemasukan. Permasalah yang muncul dalam perspektif ini adalah bagaimana mengkonversikan asepk dalam ERP menjadi aspek yang bisa dihitung (tangible) sehingga bisa masuk biaya atau keuntungan

2. Perspektif Customer : Hal yang harus diperhatikan pengguna adalah tingkat kepuasan customer pada proyek implementasi ERP ini. Ada 2 parameter yang dapat digunakan untuk mengevaluasi proyek implementasi ERP (Enterprise Resource Plannning) yaitu :

Seberapa besar proses bisnis yang bisa ditangani oleh sistem ERP ini,
Berapa transksi yang bisa dihandle oleh sistem dibandigkan dengan banyaknya transaksi yang tidak berhasil atau gagal.

3. Perspektif proses Internal: Aspek ini lebih menekankan pada kondisi internal untuk dapat memberikan kepuasan kepada pelanggan. Perspektif proses iternal dibagi dua kriteria :

Proses yang diperlukan untuk mengoperasikan sistem (sudut pandang operasional)
Proses yang diperlukan untuk peningkatan dan perbaikan kapasitas sistem (sudut pandang pengembangan)

4.    Perspektif Inovasi dan Pembelajaran : mencakup kualifikasi, ketergantungan terhadap konsultan.
Evaluasi Teknis
      Evaluasi Teknis terdapat beberapa faktor yang dapat mempengaruhi kinerja diantaranya adalah bentuk arsitektur aplikasi yang dikembangkan, pertumbuhan data, dan populasi user serta infrastruktur jaringan. Ada 9 tahapan yang bias digunakan untuk mengevaluasi dan mengukur kerja sistem ERP (Enterprise Resource Planning) dari aspek ini :
a.    Mendefinisikan ukuran kinerja yang dibutuhkan.
b.    Membuat program pengujian (Test Bed) dengan semua koponen yang sudah terpasang.
c.    Konfigurasi dn sesuaikan keseuruhan infrastruktur berdasarkan rekomendasi vendor.
d.    Menjalankan unit test untuk menjamin bahwa semua fungsi berjalan dengan baik.
e.    Menjalankan integration test untuk menjamin kompabilitas dan konektivitas antar semua komponen.
f.    Mengaktifkan semua alat bantu monitoring.
g.    Mendefinisikan referensi dasar waktu tanggap untuk semua fungsi utama pada saat beban kerja normal.
h.    Melaukan pengujian untuk berbagai kondisi beban kerja (terutama untuk kondisi kerja maksimum dn minimum)
i.    Jika kebutuhan tidak berhasil dipenui, lakukan perubahan pada software, hardware ataupun jaringan, kemudian mengulangi pengujian.

B.    Pemeliharaan ERP
Pemeliharaan ERP..Pada aktivitas pemeliharaan ERP (Enterprise Resource Planning) meliputi aksi koreksif untuk masalah yang ditemui, adptasi prosedur untuk fitur atau kebutuhan baru yang ditambahkan, pemeliharaan perspektif sebagai tanggapa atas upgrade software dan pemeliharaan preventif untuk administrasi rutin.
    Besarnya aktivitas yang diakukan pada pemeliharaan, tergantung pada siklus hidup software itu sendiri. Aktivitas ini akan berkurang seiring dengan waktu.
Jenis-jenis Pemeliharaan dan Tugas Umumnya
1.    Korektif
Meliputi :
a.    Aplikasi tambahan yaitu ada tambahan aplikasi dari vendor berupa sebuah objek baru atau patch.
b.    Troubleshooting yaitu menyelesaikan masalah yang ada berdasarkan laporan dari pengguna.

2.    Adaptif
Meliputi :
a.    Transfer adalah implementasi fitur yang baru.
b.    Testing adalah pengujian setelah adanya perubhan yang ada.
c.    Modifikasi atau peningkatan fitur yaitu kostumasi internal.
d.    Otorisasi yaitu pengubahan atau pengelolaan pada password.
e.    Penyesuaian antar muka seperti halnya implementasi antar muka dengan software yang lain.

3. Perfektif
Upgrade versi seperti penyesuaian dan perencanaan versi baru.

4.    Preventif
a.    Administrasi misalnya ambang batas, ukuran file.
b.    Monitoring alur kerja yang menelusuri aktifitas pemeliharaan.

C. Antisipasi Kegagalan
(Enterprise Resource Planning) dapat disebabkan oleh integrasi sistem yang ada, tidak ada kesesuaian antara orang, teknologi, dan proses. Sehinggan sebuah organisasi atau perusahaan tidak dapat pulih dari biaya investasi yang besar. Berikut ini ada beberapa peluang kegagalan yang perlu diantisipasi :

Implementasi yang didasari, oleh system yang berpeluang gagal lebih besar dibandingkan yang didasari oleh bisnis.
Adanya pengguna yang kurang terlatih.
Tidak dapat memahami, bagaimana aplikasi enterprise dapat mengubah bisnis.
Pengguna belum dapat menyadari bahwa disetiap tindakan mereka, pada sistem dapat berpengaruh langsung ke aspek operasional perusahan atau organisasi.
Perusahaan kaget karena adanya kesengajaan pengetahuan antara pelatihan yang diberikan dengan yang diperlukan oleh karyawan untuk bekerja secara efektif menggunakan sistem ERP (Enterprise Resource Planning).
Selain itu ada tujuan ideal sistem ERP (Enterprise Resource Planning) adalah meningkatkan proses yang integrasi internal ke konektivitas eksternal sehingga dapat mendukung rantai nilai bisnis secara menyeluruh.

Untuk dapat mencapai tujuan ERP (Enterprise Resource Planning yang ideal beberapa vendor sudah menyediakan antisipasi strategi. Para vendor ini membuat produknya yang lebih fleksibel dan yang lebih mudah untuk diimplementasikan, misalnya strategi berbasis komponen, ERP berbasis web, ERP yang modular yang bisa dipergunakan per modulnya.

Baca Juga Artikel Terkait

1. Implentasi ERP

2. Strategi Pemilihan dan Evaluasi Sistem ERP

3. Pengertian Dan Contoh ROI