Implementasi Sistem ERP

PEMBAHASAN

I.    PENGERTIAN 



ERP adalah sistem informasi perusahaan yang dirancang untuk mengkoordinasi semua sumber daya, informasi dan aktifitas yang diperlukan untuk proses bisnis lengkap. Sistem ERP didasarkan pada database dan rancangan perangkat lunak modular, dengan adanya ERP maka fungsi marketing, produksi,  logistik,  finance, sumber daya, dan yang lain dapat diintegrasikan dengan baik ke pusat data dan dapat diakses ke semua bagian yang membutuhkan dan mengambil informasi secara real-time dan mudah. Informasi tersebut harus bisa dipercaya, bisa diakses dan mudah disebarluaskan sehingga dapat membantu proses bisnis yang efektif dan efisien untuk memudahkan pengambilan keputusan oleh manajemen perusahaan.
 Penggunaan ERP dilengkapi dengan software dan hardware untuk mengkoordinasikan dan mengintegrasikan data informasi pada setiap area proses bisnis dan sangat berguna untuk perusahaan yang memiliki proses bisnis yang luas, dengan menggunakan pusat data dan laporan manajemen yang terbagi.
Rancangan perangkat lunak modular harus berarti bahwa sebuah bisnis dapat memilih modul-modul yang diperlukan, dikombinasikan dan disesuaikan dari vendor yang berbeda, dan dapat menambahkan modul baru untuk meningkatkan keefisian dan keefektifan kerja bisnis.

II.    KOSEP DASAR ERP

Sistem ERP adalah sebuah terminologi yang secara nyata telah diberikan kepada software aplikasi yang dapat mendukung transaksi atau operasi sehari-hari yang berhubungan dengan pengelolaan sumber daya sebuah perusahaan. Seperti dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas. Sistem ERP dibagi atas beberapa sub-sistem yaitu sistem Financial, sistem Distribusi, sistem Manufaktur, sistem Maintenance juga sistem Human Resource.
Industri analis TI seperti Gartner Group dan AMR Research telah sejak awal tahun 90an memantau dan menganalisa paket-paket aplikasi yang tergolong dalam sistem ERP. Contohnya antara lain: SAP, Baan, Oracle, IFS, Peoplesoft, JD.Edwards dan Microsoft Dynamics SL (Solomon). Pada prinsipnya, dengan sistem ERP sebuah industri dapat dijalankan secara optimal dan dapat mengurangi biaya-biaya operasional yang tidak efisien seperti biaya inventory (slow moving part, dll.), biaya kerugian akibat 'machine fault' dll. Di negara-negara maju yang sudah didukung oleh infrastruktur yang memadaipun, mereka sudah dapat menerapkan konsep JIT (Just-In-Time). Di sini, segala sumberdaya untuk produksi benar-benar disediakan hanya pada saat diperlukan. Termasuk juga penyedian suku cadang untuk maintenance, jadwal perbaikan untuk mencegah terjadinya kegagalan sistem, inventory, dsb.

III.    FASE-FASE IMPLEMENTASI ERP

Fase fase dalam implementasi sistem ERP adalah sebagai berikut:

a.    Fase Inisiasi
Fase Inisiasi adalah rencana strategis dari beberapa kejadian yang muncul diperusahaan. Pada fase inisiasi meliputi evaluasi proses bisnis, analisisa kebutuhan, evaluasi berbagai alternatif, pencariaan vendor yang kompetitif.

b.    Fase Evaluasi
Fase Evaluasi yaitu meliputi evaluasi proses bisnis, analisia kebutuhan, evaluasi berbagai alternatif, pencarian vendor yang kompetitif dan evaluasi berbagai produk.

c.    Fase Selection
Fase Selection adalah fase yang menyita waktu yang lama untuk mencari atau memilih berbagai potensi alternatif termasuk peluang mengakhiri proyek jika dirasa belum siap menerima proyek atau alasan yang lainnya.

d.    Fase Modifikasi
Fase Modifikasi adalah fase yang dapat dijalankan dengan dua cara yaitu memodifikasi yang terjadi dalam rangkaian proses analisa pengaturan dan pengujian sampai mendapatkan hasil yang diinginkan. Cara kedua yaitu dengan cara pemilihan status target tertentu kemudian menerapkan pengukuran atas pencapaian tertentu. Fase ini perlu dilakukan untuk pelatihan dari para pengguna.

e.    Fase Penyelesaian
Fase Penyelesaian adalah fase yang dapat dijadikan tolak ukur atau acuan pengalaman dari perusahaan selama proyek implementasi berlangsung termasuk evaluasi keberhasian dan kegagalan serta peluang implementasi selanjutnya.










IV.    Langkah-langkah Implementasi ERP


Langkah-langkah yang diperlukan dalam proyek implementasi ERP sebagai berikut:

1.    Mengerti kebutuhan perusahaan untuk Sistem
 Sebelum memutuskan untuk membeli suatu sistem, penting untuk perusahaan mengerti apa sebenarnya kesulitan/tantangan yang dihadapi sehingga membutuhkan suatu sistem atau mengganti sistem lama. Hal utama yang harus dipikirkan adalah:
Apa target perusahaan dan pengguna dari penggantian sistem ini?
 a. Tantangan Saat ini
Misalnya: kesulitan mengetahui status stok akhir, saldo piutang sehingga membutuhkan sistem yang dapat memberikan laporan secara uptodate. Membutuhkan sistem yang terintegrasi sehingga mempercepat pelaporan.
 b. Tantangan Masa Depan
Selain kesulitan yang dihadapi saat ini, penting bagi perusahan memikirkan tantangan operasional berikutnya dimasa depan yang sejalan dengan strategi perusahan dengan harapan dapat terbantu dengan sistem yang baru. Tanpa memiliki alasan yang jelas, sering perusahaan mrenghadapi kesulitan pada saat proses pemilihan software yang akan dibeli/dibuat yang berakibat perangkat lunak yang dibeli/dibuat pada akhirnya tidak memenuhi harapan awal.

2.    Pemilihan ERP sistem (Software Selection)
Sebelum memulai proyek, perlu diputuskan sistem ERP apa yang akan dipergunakan? Beberapa pertimbangan dalam tahap ini adalah:

(a)    Apakah akan membuat modifikasi atau membeli sistem ERP yang sudah tersedia dipasar? Keuntungan dari membuat sistem ini sendiri adalah sangat sesuai dengan keinginan perusahaan dan pengguna, namun kerugiannya kadang terlalu mengikuti keinginan pengguna sehingga sistem tidak pernah selesai dalam proses pengerjaannya. Sedangkan membeli sistem ERP yang sudah tersedia lebih menghemat waktu karena tidak memerlukan waktu untuk membuat. Dengan adanya fungsi-fungsi yang sudah tersedia, perusahaan dapat belajar dari apa yang dilakukan perusahaan lain. Namun kekurangan dari membeli sistem ERP yang sudah tersedia adalah tidak semua sistem dapat di modifikasi mengikuti keinginan pengguna.

(b)     Apabila akan membeli sistem ERP yang sudah tersedia, apakah akan membeli sistem yang disediakan oleh vendor lokal atau vendor internasional? (kelebihan dan kekurangan dua pilihan dari pertanyaan tersebut) Penentuan vendor local atau internasional lebih kepada bagaimana aplikasi tersebut dapat memenuhi kebutuhan hal-hal yang berhubungan dengan kondisi local misalnya peraturan pemerintah.

3. Pemilihan Vendor/Partner

Umumnya perusahaan memerlukan bantuan pihak luar (konsultan) dalam melakukan implementasi sistem ERP. Pertanyaan yang sering muncul adalah: Apakah mungkin melakukan implementasi dengan menggunakan sumber daya internal atau menggunakan konsultan dari pihak luar perusahaan?
Untuk memilih partner, pastikan konsultan ERP tersebut menguasai produk ERP yang diwakilinya, biasanya ini dapat di lakukan dengan cara wawancara dengan tim yang atau mencari informasi pengalaman dari tim dalam mengerjakan proyek ERP dari produk yang diwakilinya.

4. Implementasi Proyek
Setelah tahapan diatas, selanjutnya adalah melakukan implementasi proyek untuk mengimplementasi sistem yang kita putuskan untuk digunakan dengan bantuan vendor untuk mencapai target yang kita ingini. Setelah 3 langkah pertama dilakukan dengan baik, bukan berarti jaminan bahwa implementasi sistem pasti berhasil, karena proses implementasi sistem ERP biasanya memakan waktu 3-6 bulan, tentunya ini tergantung kepada jumlah pengguna yang akan menggunakan sistem tersebut, kompleksitas bisnis proses yang ada.
Berikut langkah-langkah yang dilakukan:
1.    Persiapan proyek antara lain meliputi penjadwalan, alokasi sumber daya dan persiapan organisasi.
2.    Diskusi penentuan scope, penentuan proses yang saat ini berjalan serta perbaikan proses yang akan dijalankan setelah sistem digunakan.
3.    Pengerjaan atau realisasi, meliputi pengaturan sistem untuk sistem yang sudah siap atau proses pembuatan untuk sistem modifikasi, pembuatan laporan.
4.    Persiapan sebelum sistem baru go live, meliputi persiapan panduan pengguna, percobaan, pelatihan dan persiapan data-data untuk sistem live.
5.    Sistem go live, dan prosedur pendukung setelah sistem baru berjalan.
Tips dalam melakukan proses implementasi agar dapat berjalan lancar:
1.    Komitment dari pihak management,
untuk mendukung proyek ini, dengan demikian maka perusahaan akan mengalokasikan sumber daya terbaik untuk mendukung proses implementasi.
2.    Komitment dari pengguna untuk menyediakan waktu dan tenaga,
karena didalam proses implementasi sangat tergantung kepada pengguna, seperti apa diperlukan pada sistem yang baru, pada saat training, testing. Sering proses implementasi dipersepsikan sebagai tugas team Teknologi Informasi, sehingga departemen lain kurang dilibatkan, hal ini berakibat sistem yang dibeli/disiapkan tidak sejalan dengan kondisi tiap departemen terkait.
3.    Persiapan data,
 persiapan data sering menjadi sesuatu yang hilang dari perhatian, padahal dalam dunia ritel, data menjadi sesuatu yang harus menjadi perhatian khusus, selain jumlah data yang besar misalnya industri fashion bisa mencapai ratusan ribu item, maupun data seperti harga jual yang sering berubah. Karenanya persiapan data yang akan digunakan dalam sistem baru membutuhkan tim khusus agar pada saat perpindahan data mendapatkan akurasi/kualitas data yang baik.

V.    Keberhasilan dan Kegagalan Penerapan sistem ERP

1)    Beberapa hal yang sangat menentukan keberhasilan implemenatsi ERP, yaitu:
  • Pemahaman yang jelas atas target strategis
  • Komitmen dari seluruh jajaran manajemen
  • Manajemen proyek implementasi yang baik
  • Tim implementasi yang baik
  • Dapat mengatasi isu-isu teknik
  • Rekayasa ulang proses bisnis
  • Komitmen organisasi untuk berubah
  • Pendidikan dan pelatihan yang intensif
  • Data yang akurat
  • Sosialisasi dan komunikasi yang intensif
  • Pengukuran kinerja yang jelas fokusnya
  • Dapat mengatasi isu multi-site

2)    Penyebab  kegagalan implementasi ERP, yaitu:
  • kurangnya dukungan dari pimpinan
  • ketidak tahuan atau kurang paham  tentang proyek yang sedang dijalankan
  • tidak ada yang menjadi person in charge (PIC)
  • semua proses dan prosedur implementasi diserahkan semua kepada tim IT 
  • vendor yang melakukan implementasi kurang berkompetensi dalam melakukan implementasi dan instalasi



VI.    Resiko yang berkaitan dengan Implementasi ERP
Berikut resiko yang perlu dipertimbangkan dalam implementasi ERP, yaitu:
A.    implementasi dengna pendekatan serentak (big bang approach)
lebih ambisius dan berrisiko daripada pendekatan bertahap.perusahaan yan melakukan ini berusaha untuk berganti operasi dari sistem lama ke sistem yang baru
B.    implementasi dengan pendekatan bertahap
pendekatan ini sesuai untuk perusahaan yang terdiverivikasi dengan unit yang tidak memiliki data dan proses yang sama
C.    implementasi dengan small bang
jika menggunakan small bang akan  membutuhkan banyak kustomisasi, serta kurang efisien dari segi waktu dan akan memperlambat prosesnya

VII.    Studi kasus implementasi sistem ERP

PT Indofood CBP Sukses Makmur Tbk. Merupakan produsen jenis makanan dan minuman yang bermarkas di Jakarta, Indonesia. Didirikan tahun 1990 oleh sudono salim dengan nama Panganjaya Intikusuma. Perusahaan ini telah bertransformasi menjadi sebuah perusahaan Total Food Solutions.
a.       Permasalahan yang dihadapi  :  Indofood Tbk adalah
  • perusahaan dengan cakupan bisnis yang sangat luas
  • Perusahaan ini memproduksi berbagai jenis olahan pangan
  • Aktivitas bisnis dilakukan dalam skala besar
b.      Penerapan ERP di Indofood Tbk.
  •  SAP R/3 sebagai solusi ERP
  • SAP Advance Planner and Optimizer (SAP APO) sebagai solusi Supply Chain Management (SCM)
c.       Manfaat implementasi ERP di PT Indofood Tbk.
  • Menyesuaikan minat konsumen
  • Distribusi informasi
  • Pengarsipan dokumen
d.      Tantangan yang dihadapi :
  • Investasi ERP sangat mahal dan pilihan ERP yangs alah bisa menjadi mimpi buruk
  • ERP yang berhasil digunakan oleh sebuah perusahaan tidak menjadi jaminan berhasil diperusahaan yang lain
  • Perencanaan harus dilakukan untuk menyeleksi ERP yang tepat
  • Orang –orang tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru.
Baca Juga Artikel Terkait
Keywords: Implementasi ERP, Implementasi Sistem ERP, apa itu implementasi Sistem ERP, cara Implementasi Sistem ERP

4 comments

Terimakasih kakak atas artikel nya, terus tulis artikel lainnya ya kak. O iya, perkenalkan nama saya Putri Amelia Nim 1622520017 dari kampus ISB Atma Luhur

Modul ERP hadir sebagai Inovasi perkembangan teknolgi dan menjadikannya solusi untuk berbagai kebutuhan bisnis dengan Software ERP Terbaiknya.


EmoticonEmoticon